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办事程序
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因公出国(境)办理流程

因公出国办理流程

 

1、前往中山大学USC系统在线填写中山大学教职工因公临时出国(境)申报表》(填写指南)(USC系统试运行期间,仍可提交纸质版申报表)。

    温馨提示:2016年1月1日起,所有因公出访人员必须进行网上公示,公示时间不得少于5个工作日(周末、节假日不算)。为避免耽误出访,请申请人在办理院内手续期间,同步进行公示。(公示指南

2、准备以下纸质材料:

    ① 《中山一院职工短期出国(境)参加学术活动申请表

    ② 邀请函原件或复印件(视《各国签证要求》提供,欧洲国家一般都需要原件),邀请函必须从出访国/地区本土发出,并由邀请单位的负责人或法人代表签名,非英文邀请信须有中文译文

    ③ 中英文行程安排(出访时间两周以上的,单位负责人签字的同时要在中文的出访行程安排表上注明“申请人出访期间其校内教学及科研工作已安排妥当,同意出访”;出访超过7天,需要填写《出访研究计划登记表》,供学校科研院备案

    ④ 申请参加会议者提供:会议议程、论文/海报接收函或特邀发言/主持等证明(如无,需提交出席会议的必要性说明)

    ⑤ 如参加外单位组团出访,需提供组团单位的征求意见函及组团单位或相关单位的任务通知书和任务批件

    ⑥ 身份证复印件

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     其他资料(视各国领馆具体要求而定,详见《各国签证要求》;申请美国J1签证的还需提供美国签证照片(50×50mm)1张、DS2019表复印件和I901表交费凭证

3、申请人相关科室负责人、出访经费负责人、经费主管部门、财务处会签后,申请资料提交至人事处人事科。人事处审批后,由院办综合秘书科上报主管党政院领导审批。(1-2周)

4、院内审批通过后,申请人持所有申请资料前往中山大学国际合作与交流处,进行校内审批手续。(约2周)

5、办理因公电子护照(若已持有因公护照,且有效期还有9个月或以上,则无需办理;首次办理,需本人携带身份证原件到南校区中山楼110房出访科打指模

   -- 因公电子护照照片1张

   -- 因公电子护照照片回执,申请人亲笔签名(回执模板     

6、校内审批手续结束后,资料送至广东省外事办公室及各国领馆,办理因公护照和签证。根据各国签证的不同要求,期间可能需要申请人自行填写纸质或在线的申请表、预约面签等,另行通知。(通常需时1个月,但不排除签证时遇到行政审查、补交资料等情况,时间会有所延长)

7、因公护照和签证办理完毕,通知申请人领取。持证人必须严格按申报内容出访

8、出访人员完成出访任务返院后,须在5天内将因公护照上交院办综合秘书科,送中山大学国际合作与交流处统一保管。


(申请人须同时办理院内出国(境)审批手续,详见人事处办事流程


因公赴港澳办理流程

 

1、前往中山大学USC系统在线填写中山大学教职工因公临时出国(境)申报表》(填写指南)(USC系统试运行期间,仍可提交纸质版申报表)。

    温馨提示:2016年1月1日起,所有因公出访人员必须进行网上公示,公示时间不得少于5个工作日(周末、节假日不算)。为避免耽误出访,请申请人在办理院内手续期间,同步进行公示。(公示指南

2准备以下纸质材料:

    ① 中山一院职工短期出国(境)参加学术活动申请表  

    ② 邀请函复印件,邀请函必须从出访地区本土发出,并由邀请单位的负责人或法人代表签名

    ③ 中文行程安排(出访时间两周以上的,单位负责人签字的同时要在中文的出访行程安排表上注明“申请人出访期间其校内教学及科研工作已安排妥当,同意出访”;出访超过7天,需要填写《出访研究计划登记表》,供学校科研院备案

    ④ 申请参加会议者提供:会议议程、论文/海报接收函或特邀发言/主持等证明(如无,需提交出席会议的必要性说明)

    ⑤ 如参加外单位组团出访,需提供组团单位的征求意见函及组团单位或相关单位的任务通知书和任务批件

3、申请人相关科室负责人、出访经费负责人、经费主管部门、财务处会签后,申请资料提交至人事处人事科。人事处审批后,由院办综合秘书科上报主管党政院领导审批。(1-2周)

4、院内审批通过后,申请人持所有申请资料前往中山大学国际合作与交流处,进行校内审批手续。(约2周)

5、办理因公通行证(若已持有因公通行证,且有效期还有3个月或以上,则无需办理)

   -- 标准大一寸蓝底或白底光面彩色近照3张(头部两耳之间宽度21-24mm,头部长度28-33mm,正面、免冠、露双耳。蓄胡须、围围巾、翻拍、一次成像、佩带首饰以及镜片上有白点的照片,均不能使用)

   -- 身份证复印件

6、校内审批手续结束后,资料送至广东省港澳事务办公室,办理因公通行证和签注。(通常需时1-2周)

7、因公通行证和签注办理完毕,通知申请人领取。持证人必须严格按申报内容出访

8、出访人员完成出访任务返院后,须在5天内将因公通行证上交院办综合秘书科,送中山大学国际合作与交流处统一保管。


(申请人须同时办理院内出国(境)审批手续,详见人事处办事流程



因公赴台湾办理流程

 

1、前往中山大学USC系统在线填写中山大学教职工因公临时出国(境)申报表》(填写指南)(USC系统试运行期间,仍可提交纸质版申报表)。

    温馨提示:2016年1月1日起,所有因公出访人员必须进行网上公示,公示时间不得少于5个工作日(周末、节假日不算)。为避免耽误出访,请申请人在办理院内手续期间,同步进行公示。(公示指南

2、准备以下纸质材料:

    ① 《中山一院职工短期出国(境)参加学术活动申请表  和《因公临时赴台人员备案表 

    ② 台方邀请函(原件或彩色打印件)

    ③ 专业活动计划书及行程表(原件或彩色打印件)

    ④ 台湾邀请单位简介

    ⑤ 如参加学术会议,需提供会议的议程安排

    ⑥ 如参加两岸学术会议,或者该次活动有大陆其它地区、单位的人员参加,需提供大陆被邀请人员总名单

    ⑦ 如参加国际会议或国际性活动,需提供政治保证函(原件或彩色打印件)(保证该活动为纯学术交流,不涉及“一中一台”或“两个中国”等政治敏感问题)和全体与会者名单

3、如申请人参加外单位组团赴台湾,申请人另需提交由组团单位发出的《赴台立项批准件》、《赴台通知书》(原件)、《邀请函》和《赴台日程安排表

4申请人相关科室负责人、出访经费负责人、经费主管部门、财务处会签后,申请资料提交至人事处人事科。人事处审批后,由院办综合秘书科上报主管党政院领导审批。(1-2周) 

5院内审批通过后,申请人持所有申请资料前往中山大学国际合作与交流处,进行校内审批手续。(约2周)

6、校内审批手续结束后,资料将递送至省台办、国台办。(视情况而定,通常需时1-2个月)

7、上级部门审批同意后下达《赴台批件》,通知申请人领取

8、申请人自行到省公安厅办理《大陆居民往来台湾通行证》及签注,具体材料如下:

    ① 赴台批件原件(或加盖省台办公章的赴台批件复印件)

    ② 学校开具给省公安厅的急件函(如时间紧急)

    ③ 《台湾地区入出境许可证》彩色打印件及复印件

    ④ 户口簿原件及复印件

    ⑤ 身份证原件及复印件

    ⑥ 小二寸蓝底彩照1张(1个月内近照,须有广东省出入境证件数码相片检测回执)

    ⑦ 中国公民出入境证件申请表(省公安厅网站下载:http://www.gdcrj.com/wsfwdt/bgxz/

 

    特别提醒:赴台湾需要的旅行证件有:《大陆居民往来台湾地区通行证》——出入大陆用;《台湾地区入出境许可证》(俗称“入台证”)——入出台湾地区用。申请人在办理我校赴台申报手续的同时,需要请邀请方办理《台湾地区入出境许可证》。


(申请人须同时办理院内出国(境)审批手续,详见人事处办事流程