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规章制度
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档案管理工作相关人员职责

 

            为了更好地贯彻落实《卫生档案管理暂行规定》,健全档案工作制度,保证档案材料的完整、准确、系统、安全,特制订我院档案管理工作相关人员职责。

            一、院办档案文书科科长档案工作职责

    在院长、院长办公室主任的领导下进行工作,业务上接受上级档案部门监督和指导。

            (一)认真贯彻执行《档案法》和上级档案工作部门的指示、规定,不断健全和完善本院档案工作管理制度。

            (二)负责全院档案工作,做好档案管理人员的思想教育,具体组织本院档案业务工作,制订年度工作计划,实行计划管理。

            (三)定期向院领导汇报档案工作情况及反映工作中存在的问题,提出改进意见和措施。

            (四)对各处、科室档案工作进行业务指导监督和检查,定期组织检查评比和交流经验。

            (五)组织档案管理人员参加业务培训,不断提高档案人员的专业素质。

            (六)组织档案业务建设,推行规范化、制度化、标准化管理。

            (七)积极组织开发档案信息资源,为医院各项工作服务。

            二、专职档案管理人员职责

            (一)严格贯彻执行《档案法》、《保密法》和本院档案管理的规章制度,维护档案的安全和国家的机密。

            (二)及时督促各处、科室把文件材料按时归档,并对各处、科室的兼职档案管理人员的立卷、保管等工作进行具体指导和帮助,保证档案文件完整、准确和系统。

            (三)按制度办理归档的文件材料的交接手续,做到责任分明,手续清楚。

            (四)对归档的文件材料、图纸及时登记、分类、编目、鉴定、确定档案的保管期限,按要求上架存放。

            (五)做好档案管理和基本情况的统计工作,包括档案收进、移出、保管、销毁、利用情况及反馈意见的统计工作。

            (六)主动了解本院医疗、教学、科研、生产、基建活动和各项管理工作的需要,及时准确提供所需档案资料,包括档案的查阅、借阅、复制等。

            (七)根据文书、医疗科技等档案内容和档案利用的情况编辑档案参考资料、文件汇编、文摘等编研工作。

            (八)加强档案库房的管理工作,做到库房内整齐清洁卫生,无虫蛀,无霉滋生,按要求及时调节温、温度,按时做好温、温渡的记录工作。

            三、各处、科室兼职档案工作负责人职责

            (一)组织本部门人员学习档案法规,使人人增强档案意识;执行医院档案工作规章制度、把档案工作纳入本部门的议事日程。

            (二)检查督促本部门的兼职档案管理人员做好档案资料的收集、积累、管理、整理工作,按医院档案管理工作规范要求移交归档。

            (三)积极支持本部门兼职档案管理人员的工作,及时将传达后的文件和资料交给兼职档案管理人员归档。

            (四)加强与院办档案文书科联系,积极解决工作的实际问题,共同做好业务监督、指导、检查工作,共同提高归档档案的质量。

            四、各处、科室兼职档案管理人员职责

            (一)负责本部门形成的或医院下发文件资料的收集、分类、整理、装订、保管工作,确保档案材料完整齐全。

            (二)按照医院档案管理制度要求,做好本部门有关文件资料的管理工作,将应归档的材料及时移交院办档案文书科。

            (三)加强档案管理工作业务的学习,不断提高档案管理业务水平、向本部门有关人员宣传上级有关档案管理工作的指示精神,执行医院档案管理相关的规定。

            (四)加强同院办档案文书科的联系,及时反映工作中存在的问题。