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中山大学附属第一医院合同管理办法

(附一办[2007]2号   2007年1月24日)

 
第一章   
 
第一条  为了加强和规范我院的合同管理工作,维护医院正当权益、保护医院利益和规避合同风险,促进医院对外经济、技术、医疗、科学研究等合作活动的开展,规范合作行为,确保合同履行质量,根据《中华人民共和国合同法》、《中山大学合同管理暂行办法》及国家的其它相关法律、法规和政策,并结合我院实际情况,特制定本管理办法。
第二条  本管理办法的适用范围:医院各职能部门、临床科室与外单以中山大学附属第一医院名义签订的经济、技术、医疗、科学研究等合作的所有合同。
第三条  医院合同管理的内容包括:合同签订、合同履行、合同监督和合同档案管理等。
 
第二章  职能部门合同管理的分工
第四条  医院根据业务类型对合同进行分类,授权相关部门对合同实行归口管理,即授权各相关职能部门负责对其业务范围内的合同进行管理。
各职能部门具体负责的合同业务为:
一、人事处负责医院人事合同、劳动合同的管理;
二、设备科负责设备及医用耗品的采购及维护等合同的管理;
三、财务处负责金融业务往来合同的管理;
四、后勤处负责基建、修缮、房屋租赁、物资采购等合同的管理;
五、药学部负责药品、试剂采购等合同管理;
六、科教处负责各类专业培训、合作办学、科研、技术开发、技术咨询、技术服务及科技成果转让等合同的管理;
七、院长办公室负责对外合作项目合同的管理及全院合同的协调工作。
其它未列明的合同原则上按管理职能归属相关科室管理。
 
第三章 合同签订与履行的管理
第五条  医院所有对外合同必须依据《中华人民共和国合同法》、《中山大学合同管理暂行办法》及国家相关法律、法规和政策,并遵照医院的有关规定进行签订,确保医院的合法权益。
第六条  各职能部门对所管理的合同的真实性、合法性、合理性负责,并在合同签订过程中履行以下职责:
一、负责审查合同他方的主体资格及资信状况。具体包括:
(一)营业执照。重点审查拟定的合同标的是否与营业执照核定的业务(经营)范围一致,营业执照的年限及年检情况等;
(二)从事合同项目的资质证明等;
(三)合同他方的法人代表身份或法人代表授权委托书;
(四)必要时要求合同他方提供主要的财务报表以及其从事相关业务的业绩证明材料。
二、负责起草或审核合同草案,组织相关人员与合同他方进行合同谈判,重大合作项目(指合同金额在100万人民币以上或合同期限在5年以上的合作项目)须按医院要求组成项目小组,对合同条款进行把关;
三、负责对合同基本条款的完备情况进行审查。一般包括合同他方当事人的名称或姓名、注册地址或住址、合同标的、数量、质量、价款或酬金、合同期限、履约地点和方式、合同变更和解除、违约和违约责任以及合同的仲裁和诉讼等;
四、负责或协助处理合同纠纷;
五、负责签订补充合同或变更合同。
第七条  合同初稿由职能部门起草后,经各相关部门会签、定稿,主管部门必要时征询法律顾问意见。定稿后的合同,由主管部门或审计部门报院长审批并组织签订,重大合作项目(指合同金额在100万人民币以上或合同期限在5年以上的合作项目)须经院长书记办公会讨论决定。各类合同的补充及变更照此程序办理。
第八条  非法定代表人签订的合同须持有法定代表人授权签署的《授权书》。未经医院法定代表人授权,医院任何科室或个人不得擅自代表医院签订任何合同。
第九条  对外合同一经签订,主管部门负责跟踪落实合同的执行情况,并监督合同他方履行合同义务,及时向分管院领导报告异常情况,确保合同条款的履行。重大合作项目须每年检查合同落实情况并将书面总结呈交分管院领导。
 
第四章     印章、合同档案和合同备案的管理
第十条  各职能部门在订立、变更、解除合同时,必须按规定使用“中山大学附属第一医院合同专用章”印章。若有需要,可申请合作“中山大学附属第一医院”印章。
第十一条  “中山大学附属第一医院合同专用章”印章以及法人代表章由院长办公室妥善保管、并在规定范围内使用。
       符合规定审批程序的合同,方可加盖“中山大学附属第一医院合同专用章” ,履行登记手续,连同审批、会签、《授权书》等资料一并留档备查。
第十二条  合同签订份数视实际情况确定,合同签订完毕,正本合同由主管部门保管,如涉及款项结算事项的,其中必须有一份标注“财务”专用字样的合同作为款项结算的依据。
第十三条  各职能科室按照合同的分工管理指定专人负责合同相关资料的分类、整理、立卷、归档工作。
第十四条  合同档案整理立卷后,凡保管期在16年以上(含16年)及合同金额在100万元人民币以上的投资合同档案,移交院办综合档案科保存。
第十五条  部门保管的合同档案保管期限的划分:
一、执行期在10年以上(含10年)的合同,合同档案保存期限为合同期满后10年;
二、执行期在10年以下5年以上(含5年)的合同,合同档案保存期限为合同期满后5年;
三、执行期在5年以下1年以上(含1年)的合同,合同档案保存期限为合同期满后3年;
四、执行期在1年以下的合同,合同档案保存期限为合同期满后2年。
 
第五章  合同检查及责任追究
第十六条  医院成立由院办、监察、财务和审计等部门组成的合同监督、检查工作小组。院办负责牵头与组织协调,采取定期检查与随机抽查相结合,对医院各部门所管理的合同执行情况进行检查监督,对违反本办法的部门和科室进行责任追究。
第十七条  未按本办法规定报批、审核、备案,擅自对外签订合同给医院造成经济损失或不良影响的,负责签订合同的人员须承担相应的经济和法律责任。
第十八条  科室或个人在合同签订或执行过程中玩忽职守、循私舞弊、索要财物或收受贿赂,医院视情节严重按照有关规定进行责任追究和处理;构成犯罪的,移交司法机关处理。
 
第六章   
第十九条 合作协议、合同条款必须符合国家的法律法规,如相抵触,一律以法规为准。
第二十条  本办法由院长办公室负责解释。

第二十一条  本办法自发文之日起执行,之前规定与本办法不符的,以本办法为准。