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附一办〔2008〕24号关于印发《中山大学附属第一医院 工程项目管理暂行规定》的通知

附一办〔2008〕24号             签发人:院长  王深明

 

 

 关于印发《中山大学附属第一医院

工程项目管理暂行规定》的通知

 

各处、科室、黄埔院区、东山院区及各社区卫生服务中心

    为进一步规范医院基建、修缮与装修及其配套设施等工程项目的管理和监督,现将《中山大学附属第一医院工程项目管理暂行规定》印发给你们,请遵照执行。

特此通知。

 

二○○八年八月十一日

 

主题词:医院  工程  管理  规定  通知

中山一院院长办公室            2008年8月12日印发

责任校对:宋伟华                  (共印330份)

中山大学附属第一医院

工程项目管理暂行规定

 

 

第一章  总则

第一条 为进一步加强和规范医院基建、修缮与装修及其配套设施等工程项目的管理和监督,明确和完善工程审批程序和权限,降低工程成本,保证工程质量,保障和维护医院的合法权益,根据《中华人民共和国建筑法》、《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国合同法》及省、市、学校有关基建项目的各项管理规范、条例,结合医院实际,特制订本规定。

第二条 本规定适用于医院新建、扩建及其配套项目以及所有改建、修缮、拆除、装修、消防、供(排)水、供电、供气(汽)、信息设施、园林绿化、家具、导向牌制作、放射防护、各种设备及管道的安装、保养、维修等工程项目的管理。

 

第二章  工程项目分工管理

第三条 各主管职能科室对口负责工程项目的管理,具体分工如下:

(一)供应科负责家具订制、导向牌和标识牌的制作以及医气、对讲系统的维护和保养等工程项目的管理;

(二)总务科负责院内消防、供(排)水、供电、供蒸汽、放射防护、空调、电梯、非医疗设备及管道的安装、维修和保养以及其他零星项目的管理,10万元以下(不含10万元)的改建、修缮、拆除、装修安装等工程及其配套项目。

(三)基建科负责10万元以上(含10万元)的改建、修缮、拆除、装修工程以及新建、扩建及其配套项目(包括医气、对讲系统等)等工程的管理和跟进楼宇的结构安全监测工作。

(四)爱卫会负责园林绿化等工程的管理。

(五)信息网络科负责医院信息系统框架内的设计、安装、施工及维保的管理,并从技术上支持相关职能科室实现综合布线系统,确保通讯自动化、楼宇设备自动化等智能化工程的实施

(六)院办负责电话系统的设计、安装、施工及维保等工程管理。

(七)以上分工未尽事宜,或职能交叉的工程项目,由相关处室协商解决。

(八)主管职能科室必须对各工程项目指定项目负责人,项目负责人对所属项目负直接责任。

 

第三章  工程项目立项审批管理

第四条 工程必须立项。各主管职能科室根据工程实际情况组织可行性论证,同时参照相关规定和结合市场询价,填写《中山一院项目立项审批表》(附件1),并按以下规定完成立项审批程序:

(一)5千元以下(含5千元)的项目由各主管职能科室负责人审批;

(二)5千元以上1万元以下(含1万元)的项目由各主管职能处室负责人审批;

(三)1万元以上5万元以下(含5万元)的项目由分管副院长审批;

(四)5万元以上10万元以下(含10万元)的项目由院长审批;

(五)10万元以上的项目,由主管职能处室提出意见后按审批权限报分管副院长、院长、院长书记办公会审批。按政府相关规定要求需到省、市建设工程招标中心进行招标的工程项目,须按规定履行相关立项审批手续。

(六)任何科室和个人不得将工程肢解,规避审批手续。

第五条 因突发事故引起的抢修或应急采购的项目可暂不立项,由主管职能科室参考市场指导价与施工单位商定价格后按审批权限逐级报批:1万元以下的经工程主管职能处室负责人批准后即可施工或采购;1万元及以上的由主管职能处室口头报分管副院长同意后即可施工或采购,事后主管职能科室须及时按上述第四条规定补办审批手续。

 

第四章  工程设计管理

条 工程立项完成后,各主管职能科室结合项目的规模、技术难度判断是否需要委托设计单位进行设计;如确需委托设计,应按程序上报设计立项审批。

第七条 主管职能科室根据使用科室提出的技术参数、配置要求和相关需求,由具备相应资质的(下同)设计单位出具设计方案,主管职能科室审核后交使用科室和所属职能处室负责人签字确认或提出书面修改意见;属医疗用房改造的项目除履行上述程序外,须报医务处及控感部门确认设计方案。涉及到医院重大发展和规划项目,须报院长书记办公会通过,再由主管职能科室转送设计单位出具初步设计图。

第八条 主管职能科室负责组织对初步设计图进行初审,并对设计的合理性、经济性把关后,再送使用科室负责人提出意见并签字确认;属医疗用房改造的项目还应由医院控感部门盖章确认后方可作为设计施工图的依据。初审工作按下列规定执行:

(一)将初步设计图分别转医院相关技术管理部门在5个工作日内予以确认:

1、基建科:对照医院的规划和周边建筑物的技术条件、使用要求等,对拟建工程项目的综合设计等进行复核,提出相关意见;

2、总务科:对拟建项目的供、配电、冷(热)水供应、供、排水(污)、电梯、通风、空调系统等设计进行复核,并提出相关意见;

3、信息网络科:对拟建项目的信息系统以及弱电部分,包括以综合布线为核心的数字、语音系统、电视、背景音乐、楼宇设备监控、安保监控、电子公告牌系统、“一卡通”系统(门禁、保安巡更、考勤、会议签到系统)等设计进行复核,并提出相关意见;

4、供应科:对拟建项目的医气系统、正负压气体系统、对讲系统的终端设置、标识牌位置等设计进行复核,并提出相关意见;

5、设备科:对拟建项目的各种(类)医疗器械、设备的具体技术指标及其要求等设计进行复核,并提出相关意见;

6、保卫科:对拟建项目的消防系统的布线及终端设置的设计进行复核,并提出相关意见,以保证消防配套设备的规格、型号、参数等能够满足政府消防部门对拟建项目的要求;协助提供消防管线的源接口,同时对项目的安全保卫内容提出要求及确认。

7、上述1~6款中未尽项目,根据其要求和特点转由相关技术管理部门处理确认。

(二)主管职能科室和项目负责人必须认真审核设计图纸,并对设计图纸不能满足项目需求的基本功能、基本匹配的漏项负相关责任。经修改、确认的图纸、资料,由工程主管职能科室送设计单位出图。

(三)主管职能科室组织工程设计单位参加工程建设中与设计有关的各类答疑、图纸会审、验收等会议。

第九条 工程需要向政府部门报建的,由设计单位出具报建蓝图,工程主管职能科室办理相关报建手续,相关技术对口管理科室协助办理相关报建手续。

 除政府部门要求、医院决定或因施工方案影响建筑稳定性必须进行修改以外,任何科室或个人不得随意对工程施工图纸或经其确认的事宜进行更改;如使用科室确需更改,须经医院基建、装修工程变更审查小组讨论并按程序报批,所造成的费用增加,由更改科室按一定比例承担(不低于增加费用的10%)。

 

第五章  工程预算审批管理

第十一条 施工设计图纸经使用(申请)科室确认并完成相关施工材料的选择后,各主管职能科室根据施工图纸经过充分的市场询价或3家以上(含3家)公司竞价后编制工程预算,必要时委托工程造价咨询机构编制预算,填写《中山一院项目预算审批表》(附件2),按要求送审计科审核。

 

第六章  合同审批、工程施工管理

第十二条 招标文件的制定及施工单位的选择按《中山一院实施<中山大学工程、货物与服务招标投标管理办法>的办法》(附一办〔2006〕26号)的规定执行。

使用专项资金的工程项目,按上级相关规定执行。

第十三条 完成工程项目立项、预算审批手续后,预算1万元以上5万元以下(含1万元,不含5万元)的项目必须由施工单位出具质量、工期承诺书并交各主管职能科室备案后方可施工;对5万元以上(含5万元)的工程还须签订工程承发包合同。

第十四条 主管职能科室根据招标文件负责起草、审核合同初稿(包括补充合同或变更合同),负责对合同基本条款的完备情况进行审查,并对合同的真实性、合法性、合理性以及与招标文件的一致性把关。

合同初稿(包括补充合同或变更合同)起草、审核完毕后,连同招标文件送审计科复审提出修改意见,然后经相关部门会签、定稿,必要时征询法律顾问意见,重大工程项目的重要条款须经院长书记办公会讨论决定。定稿后的合同,由审计部门报院长审批并组织签订。

第十五条 主管职能科室指定专人作为施工现场的工程管理人员,并在施工过程中履行以下职责:

(一)施工过程中严格按照施工设计图纸、施工方案、施工规范、相关技术标准等监督施工质量,如发现质量与安全问题应立即通知施工方采取补救措施,并对工程范围、工期、质量验收等情况做好详细记录;如发现重大的质量与安全问题,应同时上报主管领导。

(二)严格监督施工方履行合同,正确记录施工工期,10万元及以上项目须每日填写施工日志。施工日志在工程结束时连同施工资料一起归档备查。

(三)施工进场材料须经院方3名(或以上)工程相关人员共同验收,并按要求填写《中山一院工程材料验收表》(附件3),经验收合格后方可使用。重大或重点工程以及专业技术含量较高的材料,还须经各相关科室共同验收后方可进场。

(四)拆除项目、零星维修项目以及其他签证要及时测量,并填写《中山一院工程签证单》(附件4);隐蔽项目要及时验收,并填写《中山一院隐蔽工程验收记录表》(附件5),隐蔽工程和其他现场签证须经3名(或以上)工程管理人员共同验收合格(或见证)后方可进行下一道工序的施工。

(五)严格按规定办理工程付款手续。

(六)施工过程中,发生非施工方原因的设计或施工方案修改、变更,由施工单位出具预算报主管职能科室按审批权限逐级审批同意后,方可施工。

(七)施工完毕,施工单位提出验收申请的同时,需提交竣工图、竣工档案等相关验收资料,工程管理人员组织主管职能科室负责人和使用(申请)科室参加验收,10万元及以上项目还须有审计科及相关处(科)室参加。如需整改,工程管理人员督促施工单位在限期内完成;未能在限期内完成的,工程管理人员应及时书面报告主管领导。验收合格后,由监理单位或主管职能科室填写《建设工程竣工验收报告》(附件6)。

(八)工程验收合格后,严格执行工程合同规定的保修条款,如未能按规定执行的,应及时书面报告主管领导及施工单位。

第十六条 工程竣工后,由工程主管职能科室将相关资料复印件交各技术对口管理科室,保修期满后办理管理移交手续。

第七章  工程预付款、进度款、结算的审批管理

十七 各工程主管职能科室根据工程合同的规定办理各种工程款的支付。工程预付款、进度款的支付原则是:

(一)预付款的支付按合同约定条款处理;

(二)主管职能科室应严格按合同对工程进度进行核实,如工程进度未满足合同要求,不得支付进度款;

(三)预付款、进度款在竣工验收合格结算前限于在核定预算(或合同价)的70%以内(重大工程在80%以内)支付;

(四)单项工程预算或合同价在5万元以下的原则上不支付预付款或进度款。如属政府行政性收费或特殊项目必须预付的,工程管理人员必须办理预借款手续,按审批权限经工程主管职能科室科长、处长、分管院长、院长审签后报财务部门支付。

第十八条 各工程主管职能科室办理工程预付款、进度款的支付手续时,由工程主管职能科室填写《中山一院预付款、进度款审批汇签表》(附件7),按要求备齐审批资料后完成相应的审批手续。

第十九条 各工程主管职能科室办理工程款支付手续时,应向财务部门提交以下资料:

(一)首次付款须提供合同原件及《中山一院合同审批表》(附件8)复印件、《中山一院预付款、进度款审批汇签表》(附件7)原件、施工方工程款发票。

(二)第二次及以后支付时只须提供《中山一院预付款、进度款审批汇签表》(附件7)原件、施工方工程款发票。

(三)办理工程结算尾款时,需提交施工方工程款发票、《中山一院项目结算审批表》(附件9)、工程结算书原件。

(四)1万元以内(含1万元)的工程款发票由主管科室相关人员和科长、处长签批后报帐;1万元以上5万元以下(含5万元)的工程款发票须经分管院领导签批方可报帐;5万元以上的工程款发票须经院长签批方可报帐。

第二十条 施工过程中,发生非施工方原因的设计或施工方案修改、变更,由此导致的工程预算变更及追加预算办法如下:

(一)施工过程中因单项或多项变更导致增加预算金额,工程管理人员须及时填写《中山一院项目立项审批表》(附件1)以及《中山一院项目预算审批表》(附件2)办理相应的立项和预算审批手续,并签订补充协议,否则不得支付工程进度款。单项或累计变更导致增加预算金额超过合同10%的,提交基建、装修工程变更审查小组审议。

(二)紧急抢修工程可在事后补办变更和审批手续;

(三)原始合同价作为计算追加金额的基数,不随追加金额的增加而改变(累次追加时)。

第二十一条 工程竣工验收合格,各工程主管职能科室负责督促施工单位及时报送工程结算资料,并负责对结算资料的完整性、真实性进行审查:10万元以下项目的审核时间为5个工作日;10万元以上项目(新建项目除外)的审核时间为10个工作日;10万元以上的新建项目的审核时间为15个工作日。各主管职能科室审核无误后填写《中山一院项目结算审批表》(附件9),并按要求备齐结算资料后送审计科审核。

 

第八章  工程项目档案管理

第二十二条 主管科室必须建立工程档案,指定专人及时完成工程资料的收集、整理、立卷、归档工作。

第二十三条 工程项目资料以原件归档,包括:与工程项目有关的重要活动、记载工程项目建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件,原则上分为工程项目准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件、声像档案六部分。

第二十四条 工程项目档案保管期限按国家建筑档案管理规定和《中山大学附属第一医院合同管理暂行办法》(附一办〔2007〕2号)执行。凡新建、改扩建项目及金额在100万元人民币以上(含100万元)项目的档案,应移交院办综合档案科保存,如符合国家建筑档案管理规定的,按其规定执行,其他工程项目档案由各主管职能科室保存。

 

第九章  其他

第二十五条 科室或个人违反本规定的按照《中山大学附属第一医院违反医院规章制度处理暂行办法》(附一办200812号)进行责任追究。

二十六 监察、财务、审计部门每季度对各种工程项目管理抽查一次,监督各部门履职情况并在一定范围内通报检查情况。

二十七条 服务类项目参照本规定相关条款执行。

二十八条 委托监理的工程项目,其附件3、4、5、6表格以监理公司采用的上级建设部门的标准表格为准,其余工程项目适用于医院制订的表格。

第二十九条 本规定由后勤处负责解释。

第三十条 本规定自发文之日起执行,医院原有与本规定有冲突的,以本规定为准。院区参照本规定执行。